متخصص Excel شوید!
اگر تا الان که سال ۲۰۱۹ است با Excel کار نکرده و نمی‌کنید، قطعاً کسب‌وکار فرسوده و کندی دارید! بدون‌شک هر کسبوکاری نیاز به حساب و کتاب تراکنش پولی و مالی خود دارد. شما چگونه سود و هزینه را حساب می‌کنید؟ درآمد خالص شرکت را چطور برآورد می‌کنید؟ بر اساس کدام محاسبات مالیات پرداخت می‌کنید؟ هزینه و قیمت را چطور برآورد می‌کنید ؟
اگر بدون Excel این محاسبات سخت و پیچیده را انجام می‌دهید، مطمئن باشید که باوجود این سرعت بالا و شتاب فناوری که موجب تغییر روند اجرایی امور مالی و بازرگانی در قالب دیجیتال شده است، حتماً بازنده خواهید بود و استفاده از این روش سنتی اجازه نخواهد داد تا مدت زمان زیادی کسب‌وکار شما ادامه حیات پیدا کند.
دلیل این باخت، کاملاً مشخص است. زیرا شما برای زمان و هزینه خود ارزش قائل نیستید و این یعنی رقبا به سادگی و به سرعت از شما پیشی گرفته و برنده خواهند شد. نبود سرعت کافی و اقدام به موقع در هر کاری به معنای عقب‌افتادن از رقبایی است که هر ثانیه پیشرفت می‌کنند. در دنیای امروز اطلاعات و داده‌های زیادی وجود دارد که با وجود ابزارهای گوناگون دیجیتال مثل تلفن‌همراه، رایانه‌ها و دستگاه‌های هوشمند به صورت سالانه، ماهانه، روزانه، ساعتی و حتی هر ثانیه، حجم این داده‌ها و اطلاعات بیشتر و بیشتر می‌شود و مشکل اینجاست که با این حجم از داده‌ها به سختی می‌توان خروجی مناسب وقابل قبول با میزان خطای کم آماده کرد.
امروزه، هنر در جمع‌آوری و بایگانی اطلاعات نیست، بلکه در تحلیل و بررسی داده‌های خامی است که برای اخذ تصمیم و یا تولید دانش مورد استفاده قرار می‌گیرد. کارلی فیورینا[۱] مدیرعامل سابق شرکت HP می‌گوید: “امروزه هدف، تبدیل داده‌های خام به اطلاعات و تبدیل اطلاعات به درک آن است”. بنابراین تحلیل اطلاعات و داده‌های زیاد، نیاز به صرف زمان و انجام فرآیندهای پیچیده دارد و انجام این کار به صورت دستی و با ابزارهای سنتی موجب می‌شود که خروجی بدست آمده، زمان‌بر و دارای خطای بسیار زیاد و در نهایت غیرقابل قبول باشد. اتکا به نتایج استفاده از روش سنتی مثل نگهداری حساب‌ها در دفاتر فیزیکی و محاسبه دستی و فاکتور به فاکتور فروش یا خرید، کسب‌وکار ما را دچار آسیب و ما را در تصمیم‌گیری‌ها به اشتباه می‌اندازد. با استفاده از Excel، تمام این عملیات پیچیده مورد نیاز به سادگی و در کمترین زمان ممکن انجام می‌شود بطوریکه معادلات و برآوردهای حجیم و طاقت‌فرسا در کوتاه‌ترین زمان ممکن پاسخ داده می‌شود.
از دیگر مزایای استفاده از ابزار قدرتمند Excel در کسب‌وکارها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- یکپارچگی اطلاعات
- کاهش حجم بایگانی غیرالکترونیک
- حذف اطلاعات تکراری و زمان‌بر
- بهبود سرعت جستجوی اطلاعات
- آنالیز و دسته‌بندی سریع اطلاعات
- رسم نمودارهای حرفه‌ای تنها با چند کلیک
- انجام محاسبات پیچیده
- تهیه گزارشات چاپی انعطاف‌پذیر
بنابراین شک نکنید؛ اگر دانشجو هستید، اگر صاحب کسبوکاری فعال هستید، اگر سرعت انجام کارها و پیشرفت برای شما مهم است، لازم است تا به سرعت آموخته‌های خود در Excel را افزایش دهید و در همه امور خود از آن استفاده و از مزایای این ابزار جادویی و قدرتمند بهره‌مند شوید.
آرزو کزازی گودرزی
کارشناس ارشد مدیریت فناوری اطلاعات
[۱] Carly Fiorina
مقاله (های) مرتبط با این مقاله:
۳۵ کلید میانبر برای کارکردن آسان در Excel (ملیحه زارعی، کارشناسی ارشد مدیریت فناوری اطلاعات)