اکسل جزء نرم افزارهای صفحه گسترده‌ای است که این روز‌ها بسیار مورد اقبال کاربران شاغل در حرفه‌های اداری قرار گرفته است. امکانات حرفه‌ای Excel از قبیل فرمول نویسی، نمودار، توابع و…… در سازمان‌های مختلف برای ورود داده‌های در قالب کاربرگ (Sheet)، تجزیه و تحلیل و بررسی آن‌ها و در نهایت گزارشگیری‌های سفارشی از داده‌های بسیار مفید است.
هنگامی که فردی شروع به یادگیری Excel می‌کند ، عنوان فرمول‌نویسی موجب می‌شود که افراد آن را با فرمول‌های پیچیده ریاضی اشتباه بگیرند و به صورت ناخودآگاه از آن دوری کنند. زیرا همه افراد به فرمول‌های خشک و بسیار علمی ریاضی علاقمند نیستند. اما در واقع فرمولها، همان ترواشات ذهنی ما هستند که خیلی از اعمال محاسباتی پیچیده را به یک عبارت قابل فهم در محیط Excel تبدیل می‌کنند، بنابراین خیلی جای ترس و نگرانی نیست! و مطمئن باشید که این فرمول‌های هیچ ربطی به ریاضیات ندارند. فقط باید بتوانیم محاسباتی که در ذهن خود داریم را به نحو مناسبی تبدیل به فرمول قابل فهم برای Excel کنیم.
به عنوان مثال اگر اطلاعاتی همچون حقوق‌پایه، اضافه‌کار، حق اولاد، حق مسکن و مالیات هزاران کارمند را در ستون‌های کاربرگExcel ثبت کرده باشیم، به راحتی می‌توان با استفاده از فرمول زیر حقوق‌پرداختنی آن‌ها را محاسبه کرد :
حقوق پایه + اضافه کار + حق اولاد + حق مسکن – مالیات = حقوق پرداختی
تجربه شخصی استفاده از Excel در پروژه‌های مختلف مثل صدور فیش حقوق ده‌ها کارمند، سیستم پرداخت بدهی شرکت‌ها به بستانکاران و … نشان می‌دهد که بدون استفاده از فرمولها امکان‌پذیر نیست. در واقع استفاده از فرمولها کار را از حالت دستی و محاسبه با ماشین‌حساب خارج و خیلی راحت کرده است به طوری که دیگر کاربران تمایلی به انجام کارهای مالی و اداری بدون استفاده از Excel ندارند.
یادگیری فرمول نویسی در Excel و تبدیل نیاز هایمان به فرمول به اندکی دقت و توجه نیاز دارد و باید برای ایجاد فرمول‌هایمان از عملگرهای ریاضی (جمع، تفریق، ضرب، تقسیم و توان)، عملگرهای مقایسه‌ای (بزرگتر، کوچکتر، مساوی و مخالف) و عملگرهای منطقی (و، یا) استفاده کنیم.
توابع نیز فرمو‌هایی هستند که پیش‌تر برنامه‌ریزی شده‌اند و به صورت دستوراتی آماده در Excel به ما کمک می‌کنند و کافی است کاربرد هر یک از آن‌ها را بدانیم و با دقت از آن‌ها استفاده کنیم. برخی از این توابع عبارتند از تابع SUM (برای جمعچند عدد)، تابع COUNT (برای شمارش سلول‌هایی که داخل آن‌ها عدد وجود دارد)، تابع AVERAGE ( برای محاسبه میانگین چند عدد)، تابع MIN (برای یافتن کمترین عدد از بین یک سری از اعداد) و تابع MAX (برای یافتن بیشترین عدد از بین یک سری از اعداد) از ساده‌ترین و پرکاربرد ترین توابع Excel هستند. با همین توابع ساده می‌توان کارهای بزرگی انجام داد زیرا بسیاری از محاسبات پیچیده در درون خود نیاز به استفاده از این توابع دارند.
باید این را به خاطر داشته باشیم که هر فرمولی (حتی توابع) با یک علامت مساوی (=) شروع می‌شود. هر تابع معمولا یک یا چند داده ورودی یا آرگومان[۱] دارد که پردازش و محاسبه را روی آن‌ها انجام می‌دهد و در نهایت نیز هر تابع تنها و تنها یک خروجی دارد. به عنوان مثال: برای محاسبه جمع نمرات دانش‌آموزان که در سلول‌های B1 تا B10 نوشته شده است، می‌توان از دستور زیر استفاده کرد:
=SUM(B1:B10)
ممکن است در مواردی مجبور باشیم که چند دستور(تابع)، چند عملگر ریاضی و … را با هم ترکیب کنیم تا بتوانیم به نتیجه مورد نظر برسیم. فرمول‌نویسی، پیاده‌سازی و تبدیل نیازها به فرمول توسط فردی که به نحوه محاسبه مورد نیاز آن محیط آشنایی دارد و همچنین تجربه کافی در آن فرآیند وابستگی زیادی دارد. همانطور که استفاده از فرمولها مزایایی زیادی برای کاربران Excel دارد، ممکن است استفاده غلط از یک فرمول، موجب ضرر و زیان به شما شود، بنابراین حتماً باید با حسابرسی فرمول که مبحث تکمیلی فرمول‌هاست نیز آشنا شوید تا از بروز چنین خطاهای احتمالی جلوگیری کنید.
فارغ از این‌که شما در چه موقعیت شغلی و یا رشته‌ای فعالیت می‌کنید، بدون شک یادگیری اکسل موجب خواهد شد که موفقیتی فراتر از انتظارتان کسب کنید و نه تنها خودتان بلکه همه اطرافیانتان را به استفاده از آن ترغیب کنید.
محمد مهدی آهنگری
دکتری مدیریت آموزشی
[۱] Argument