متخصص Excel شوید!

متخصص اکسل شوید

اگر تا الان که سال ۲۰۱۹ است با Excel کار نکرده و نمی‌کنید، قطعاً کسب‌وکار فرسوده و کندی دارید! بدون‌شک هر کسب‌و‌کاری نیاز به حساب و کتاب تراکنش پولی و مالی خود دارد. شما چگونه سود و هزینه را حساب می‌کنید؟ درآمد خالص شرکت را چطور برآورد می‌کنید؟ بر اساس کدام محاسبات مالیات پرداخت می‌کنید؟ هزینه و قیمت را چطور برآورد می‌کنید ؟

اگر بدون Excel این محاسبات سخت و پیچیده را انجام می‌دهید، مطمئن باشید که باوجود این سرعت بالا و شتاب فناوری که موجب تغییر روند اجرایی امور مالی و بازرگانی در قالب دیجیتال شده است، حتماً بازنده خواهید بود و استفاده از این روش سنتی  اجازه نخواهد داد تا مدت زمان زیادی کسب‌وکار شما ادامه حیات پیدا کند.

دلیل این باخت، کاملاً مشخص است. زیرا شما برای زمان و هزینه خود ارزش قائل نیستید و این یعنی رقبا به سادگی و به سرعت از شما پیشی گرفته و برنده خواهند شد.  نبود سرعت کافی و اقدام به موقع در هر کاری به معنای عقب‌افتادن از رقبایی است که هر ثانیه پیشرفت می‌کنند.  در دنیای امروز اطلاعات و داده‌های زیادی وجود دارد که با وجود ابزارهای گوناگون دیجیتال مثل تلفن‌همراه، رایانه‌ها و دستگاه‌های هوشمند به صورت سالانه، ماهانه، روزانه، ساعتی و حتی هر ثانیه، حجم این داده‌ها و اطلاعات بیشتر و بیشتر می‌شود و مشکل اینجاست که با این حجم از داده‌ها به سختی می‌توان خروجی مناسب وقابل قبول با میزان خطای کم آماده کرد.

امروزه، هنر در جمع‌آوری و بایگانی اطلاعات نیست، بلکه در تحلیل و بررسی داده‌های خامی است که برای اخذ تصمیم و یا تولید دانش مورد استفاده قرار می‌گیرد. کارلی فیورینا[۱] مدیرعامل سابق شرکت HP می‌گوید: “امروزه هدف، تبدیل داده‌های خام به اطلاعات و تبدیل اطلاعات به درک آن است”. بنابراین تحلیل اطلاعات و داده‌های زیاد، نیاز به صرف زمان و انجام فرآیندهای پیچیده دارد و انجام این کار به صورت دستی و با ابزارهای سنتی موجب می‌شود که خروجی بدست آمده، زمان‌بر و دارای خطای بسیار زیاد و در نهایت غیرقابل قبول باشد. اتکا به نتایج استفاده از روش سنتی مثل نگهداری حساب‌ها در دفاتر فیزیکی و محاسبه دستی و فاکتور به فاکتور فروش یا خرید، کسب‌وکار ما را دچار آسیب و ما را در تصمیم‌گیری‌ها به اشتباه می‌اندازد. با استفاده از Excel، تمام این عملیات پیچیده مورد نیاز به سادگی و در کمترین زمان ممکن انجام می‌شود بطوریکه معادلات و برآوردهای حجیم و طاقت‌فرسا در کوتاه‌ترین زمان ممکن پاسخ داده می‌شود.

از دیگر مزایای استفاده از ابزار قدرتمند Excel در کسب‌وکارها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

  1. یکپارچگی اطلاعات
  2. کاهش حجم بایگانی غیرالکترونیک
  3. حذف اطلاعات تکراری و زمان‌بر
  4. بهبود سرعت جستجوی اطلاعات
  5. آنالیز و دسته‌بندی سریع اطلاعات
  6. رسم نمودارهای حرفه‌ای تنها با چند کلیک
  7. انجام محاسبات پیچیده
  8. تهیه گزارشات چاپی انعطاف‌پذیر

بنابراین شک نکنید؛ اگر دانشجو هستید، اگر صاحب کسب‌وکاری فعال هستید، اگر سرعت انجام کارها و پیشرفت برای شما مهم است، لازم است تا به سرعت آموخته‌های خود در Excel را افزایش دهید و در همه امور خود از آن استفاده و از مزایای این ابزار جادویی و قدرتمند بهره‌مند شوید.

آرزو کزازی گودرزی

کارشناس ارشد مدیریت فناوری اطلاعات

[۱] Carly Fiorina